Si tienes un restaurante o bar en El Ejido y llevas las facturas de los proveedores en una carpeta, los albaranes en un cajon y los pagos de memoria, oye, para un momento. Porque seguramente estas perdiendo dinero cada mes sin darte cuenta. Un proveedor que te sube el precio sin avisar, un albaran que no cuadra con lo que te entregaron, un pago duplicado que nadie revisa. Con un sistema digital de control de gastos puedes tener todas las facturas organizadas, saber exactamente cuanto gastas en cada proveedor y detectar cualquier error antes de pagar.

El cajon de los albaranes que nadie revisa

Seguro que te suena. Llega el repartidor del proveedor de pescado a las siete de la mañana, deja las cajas, te da un albaran y te vas corriendo a cocina a preparar el servicio. El albaran lo dejas encima de la barra, luego lo metes en un cajon y ahi se queda hasta que tu gestor te pide los papeles a final de mes. O hasta que desaparece.

En El Ejido, donde muchos restaurantes trabajan con proveedores locales de la zona (pescado de la lonja de Roquetas, carne de los mataderos de la comarca, fruta y verdura directa de los invernaderos), el volumen de albaranes es brutal. Cada dia pueden llegar tres, cuatro, cinco entregas distintas. Multiplicalo por 25 dias laborables y tienes mas de cien albaranes al mes metidos en un cajon.

Los problemas que genera este sistema son siempre los mismos:

  • No sabes cuanto gastas realmente. Sabes mas o menos, pero el "mas o menos" en hosteleria puede ser la diferencia entre ganar dinero y perderlo. Sin un control preciso del gasto en proveedores, tu margen es una incognita
  • No detectas subidas de precio. El aceite te sube un 15% y te enteras tres meses despues cuando tu gestor revisa las facturas. Para entonces ya has perdido dinero en cada plato que has servido
  • Albaranes que no cuadran. Pediste 10 kilos de gambas y te facturan 12. Como no contrastas el albaran con la factura, pagas de mas sin saberlo

El coste invisible de no controlar los gastos

Dato clave

En la hosteleria española, el coste de materia prima representa entre el 28% y el 35% de la facturacion. Para un restaurante de El Ejido que factura 30.000 euros al mes, eso son entre 8.400 y 10.500 euros mensuales en proveedores. Si no controlas ese gasto y tienes un desfase del 5% por errores, subidas no detectadas o cobros de mas, estas perdiendo entre 400 y 500 euros cada mes. Al año, eso son casi 6.000 euros que se van sin que te enteres.

Y no es solo dinero. Es tiempo. El tiempo que tu gestor necesita para cuadrar esos papeles a final de mes. El tiempo que tu pierdes buscando un albaran cuando un proveedor te reclama un pago. El tiempo de las peleas con el proveedor de bebidas porque tu dices que ya pagaste y el dice que no, y ninguno tiene claro quien tiene razon porque todo esta en papeles sueltos.

Mira, hay restaurantes en el centro de El Ejido que llevan veinte años asi y les va bien. Pero les iria mejor si supieran exactamente donde se les va el dinero. Y los que estan en Almerimar, donde la materia prima es mas cara porque todo va enfocado al turismo, el control de costes es todavia mas importante.

Digitalizar las facturas de proveedores: mas facil de lo que piensas

No te estoy hablando de montar un ERP complicado ni de aprender contabilidad. Te hablo de un sistema sencillo donde tu o tu encargado haceis una foto al albaran con el movil cuando llega el proveedor, y el sistema se encarga del resto.

Asi funciona:

  • Llega el proveedor. Le recibes la mercancia, compruebas que esta todo correcto y le sacas una foto al albaran con el movil. El sistema lee automaticamente el albaran con inteligencia artificial, extrae los productos, las cantidades y los precios
  • A final de mes llega la factura. Le sacas otra foto. El sistema la compara automaticamente con los albaranes del mes y te dice si cuadra o no. Si hay alguna diferencia, te avisa: "Ojo, en la factura te cobran 12 kilos de gambas pero en los albaranes solo hay registro de 10"
  • Tu tienes un panel donde ves en tiempo real cuanto llevas gastado este mes, en que proveedores, como ha evolucionado el precio de cada producto y si estas dentro de tu presupuesto. Todo actualizado al dia
Punto clave

La clave no es solo tener las facturas ordenadas. Es tener informacion para tomar decisiones. Cuando ves que el precio del atun ha subido un 20% en los ultimos tres meses, puedes buscar otro proveedor o ajustar el precio del plato antes de que te coma el margen. Sin datos, reaccionas tarde. Con datos, te anticipas.

Proveedores locales y control de calidad en El Ejido

Una ventaja de El Ejido es la proximidad de los proveedores. Tienes productos frescos del campo a dos pasos, pescado de la costa, carne de la zona. Muchos hosteleros de aqui trabajan con proveedores pequeños, de confianza, con los que llevan años. Y eso esta muy bien, pero la confianza no quita que haya que revisar lo que te cobran.

El sistema de control digital te permite ademas llevar un historico de precios por proveedor. Si compras tomates a tres proveedores distintos (cosa habitual en El Ejido, con la cantidad de invernaderos que hay), puedes comparar precios y saber con cual te sale mejor cada producto. No es desconfiar, es gestionar bien.

Tambien puedes controlar las mermas. Si pides 20 kilos de lechuga y al final de la semana has tirado 5 porque no se vendieron, el sistema te ayuda a ajustar los pedidos para la semana siguiente. Menos desperdicio, menos gasto, mas margen.

En Script Finance ayudamos a restaurantes y bares de El Ejido a dar el salto de los papeles a lo digital. No necesitas ser un experto en tecnologia. Si sabes usar un movil y hacer fotos, ya tienes todo lo que necesitas. Consulta nuestra guia de transformacion digital para mas informacion.

No tengo tiempo para digitalizar todas las facturas atrasadas, se puede empezar de cero

Si, por supuesto. No hace falta digitalizar el historico. Empiezas a partir de hoy y desde mañana ya tienes control digital de todo lo que entra. Lo pasado, pasado esta. Lo importante es que a partir de ahora cada albaran y cada factura queden registrados. En un par de meses ya tendras datos suficientes para tomar decisiones. Contacta con nosotros para empezar.

Mi gestor ya lleva las facturas, para que necesito yo un sistema

Tu gestor las ve a final de mes o a final de trimestre, cuando ya es tarde para detectar errores. El sistema digital te da informacion en tiempo real. Si un proveedor te cobra de mas esta semana, lo ves esta semana, no dentro de dos meses. Ademas, tu gestor te lo va a agradecer porque le llegan las facturas ya digitalizadas y organizadas en vez de una bolsa de plastico con papeles.

Cuanto tardo cada dia en registrar los albaranes

Menos de un minuto por albaran. Literalmente es sacar el movil, hacer una foto y listo. La IA se encarga de leer el albaran y extraer los datos. Si recibes 5 proveedores al dia, son 5 minutos. Comparado con el tiempo que pierdes a final de mes buscando papeles en un cajon, es una mejora brutal.

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