Si tienes un restaurante en El Ejido y cada jueves y viernes te vuelves loco contestando llamadas de reserva mientras intentas atender la sala, no hace falta que sigas así. La mayoría de esas llamadas se pueden sustituir por un sistema automático que reciba reservas por WhatsApp, por la web o por Google, las confirme al momento y te avise solo cuando haya algo que requiera tu atención. Con un chatbot para hostelería en El Ejido o un sistema de automatización para restaurantes, las reservas entran solas mientras tú te dedicas a lo que importa: la cocina y la sala.
El teléfono que no para de sonar
Es el pan de cada día en la hostelería de El Ejido. Jueves a mediodía: el teléfono empieza a sonar para el viernes y el sábado. Mientras un camarero atiende una mesa, el encargado intenta apuntar una reserva con una mano y con la otra lleva dos platos. El teléfono suena tres veces mas y nadie puede cogerlo. Esos tres clientes que no pudieron reservar se van a otro restaurante.
Y el problema no es solo el viernes por la noche. En Almerimar, durante la temporada de verano, las llamadas de reserva empiezan desde las 10 de la mañana y no paran hasta las 8 de la tarde. Turistas que quieren reservar en un chiringuito de la playa, familias que buscan terraza para cenar, grupos que organizan cenas. Todo por teléfono. Todo interrumpiendo el trabajo.
Los problemas que genera gestionar las reservas solo por teléfono:
- Se pierden reservas. Cuando llamas y no te cogen, pruebas con otro restaurante. Y es normal que no te cojan: el encargado esta en pleno servicio y no puede parar a contestar el móvil cada dos minutos
- Errores al apuntar. Reservas anotadas en un papel, en el móvil del encargado, en un post-it pegado en la barra. "¿Era mesa para 6 el viernes o el sábado?" Confusiones que acaban con clientes enfadados y mesas mal organizadas
- El encargado no puede con todo. Si la misma persona que gestiona la sala tiene que estar al teléfono, algo falla. O descuida las mesas o descuida las reservas. En ambos casos, el servicio se resiente
Lo que pierdes por cada llamada que no coges
Según estudios del sector hostelero en España, hasta el 30% de las llamadas de reserva a restaurantes no se contestan, especialmente en horas de servicio. En un restaurante de El Ejido que recibe 15 llamadas de reserva al día, eso son 4-5 reservas perdidas cada día. Si cada reserva supone una mesa media de 80 euros, hablamos de 300-400 euros diarios que se escapan simplemente porque nadie pudo coger el teléfono.
Mira, y eso sin contar las reservas fuera de horario. Mucha gente decide donde va a cenar por la noche, a las 22:00 o las 23:00, cuando tu restaurante ya ha cerrado o esta en pleno servicio. Si no tienen forma de reservar salvo llamando, esa reserva se pierde. Van a un sitio que sí les permite reservar online a cualquier hora.
En El Ejido esto es especialmente relevante porque muchos clientes son trabajadores del sector agrícola que tienen horarios complicados y no pueden llamar en horas normales. También los turistas de Almerimar que buscan restaurante desde el móvil a las 11 de la noche y quieren reservar al momento sin esperar a que abras por la mañana.
Reservas que entran solas, día y noche
La solución no es contratar a alguien solo para el teléfono. La solución es abrir otros canales de reserva que funcionen sin intervención humana. Así es como lo montamos:
- Reservas por WhatsApp automáticas. El cliente escribe un WhatsApp al número del restaurante y un chatbot le pregunta fecha, hora y número de personas. Confirma la disponibilidad al momento y registra la reserva. El encargado recibe un aviso pero no tiene que hacer nada salvo que haya un problema
- Formulario en la web y en Google. Un botón de "Reservar" en tu ficha de Google Maps y en tu web que abre un formulario donde el cliente elige fecha, hora y comensales. Recibe confirmación instantánea por email o WhatsApp. Funciona las 24 horas, los 7 días
- Gestión centralizada. Todas las reservas, vengan de donde vengan, se ven en un solo panel. Nada de papeles sueltos ni post-its. El encargado abre el panel al llegar por la mañana y tiene todo organizado para el servicio del día
- Recordatorios automáticos. El sistema envía un recordatorio al cliente unas horas antes de la reserva. Esto reduce las cancelaciones de última hora y los no-shows, que son la pesadilla de cualquier restaurante
No se trata de eliminar el teléfono. Se trata de que el teléfono deje de ser el único canal. Los clientes que prefieran llamar seguirán haciéndolo, pero los que prefieren reservar por WhatsApp o por la web tendrán esa opción. El resultado es que pierdes muchas menos reservas y el encargado puede centrarse en la sala en lugar de estar pegado al móvil.
El restaurante que no pierde reservas
Cuando montas este sistema, lo primero que notas es que dejan de sonar tantas llamadas. No porque tengas menos reservas, sino porque muchos clientes eligen reservar por WhatsApp o por la web porque es mas cómodo. El teléfono se queda para consultas específicas o para clientes mayores que prefieren llamar.
Lo segundo que notas es que las reservas fuera de horario empiezan a aparecer. Gente que reserva a las 23:00, a las 7 de la mañana, los domingos por la tarde. Reservas que antes no existían porque no había forma de hacerlas salvo llamando en horario de apertura.
Si quieres aprovechar esas reservas nuevas para fidelizar a los clientes, combínalo con un CRM para hostelería en El Ejido que registre cada visita y te permita enviar ofertas personalizadas. Y si los clientes que vienen no vuelven, revisa cómo conseguir que los clientes repitan con un sistema de seguimiento automático.
Si quieres dejar de perder reservas por no coger el teléfono y montar un sistema que funcione 24 horas para tu restaurante en El Ejido, pide tu diagnóstico gratuito y te mostramos cómo adaptarlo a tu negocio. Consulta también cómo trabajamos con el sector hostelería.
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Preguntas frecuentes sobre gestionar reservas en restaurantes de El Ejido
¿Los clientes mayores sabrán usar el sistema de reservas online?
El teléfono sigue funcionando. El sistema automático no sustituye al teléfono, lo complementa. Los clientes que prefieren llamar seguirán llamando. Pero muchos clientes, incluidos los mayores, ya usan WhatsApp a diario y les resulta natural enviar un mensaje para reservar. Es mas cómodo que estar esperando a que alguien coja el teléfono. Y para los que no usan ni WhatsApp ni web, el teléfono sigue ahí.
¿Qué pasa si el sistema confirma una reserva pero ya no hay mesas?
El sistema controla la disponibilidad en tiempo real. Tú defines cuántas mesas tienes, para cuántas personas y en qué horarios. El sistema solo confirma reservas cuando hay hueco disponible. Si se llena el sábado por la noche, el siguiente cliente que intente reservar para esa hora verá que no hay disponibilidad y se le ofrecerá la siguiente hora o día con mesas libres.
¿Se puede integrar con las reservas que ya tengo apuntadas?
Sí, sin problema. Al empezar, volcamos las reservas que ya tengas anotadas en el sistema para que todo quede centralizado desde el primer día. A partir de ahí, cada reserva nueva entra directamente en el panel, venga del canal que venga. Consúltanos y te explicamos cómo hacer la migración sin perder ninguna reserva existente.