Si tienes un restaurante en El Ejido y te pasa que los clientes reservan mesa y luego no aparecen, mira, no estas solo. Es uno de los dolores de cabeza mas grandes de la hosteleria en toda la zona. Da igual si tienes un restaurante en el paseo maritimo de Almerimar, un asador en el centro de El Ejido o un chiringuito en Balerma. Las reservas fantasma te dejan con mesas vacias, comida preparada que se pierde y un cabreo monumental. Con un sistema de confirmacion automatica puedes reducir esos no-shows y asegurarte de que quien reserva, viene.

Reservan y no aparecen: el clasico de El Ejido

Viernes por la noche. Has preparado la terraza, tienes el pescado fresco del dia listo, la cocina esta a tope y... dos mesas de cuatro que habian reservado no aparecen. Ni llaman, ni avisan, ni contestan al telefono. Ocho cubiertos menos que podrias haber vendido a gente que si queria venir pero a la que dijiste que no tenias sitio.

En El Ejido esto tiene un patron muy claro. En invierno, con la poblacion local y los trabajadores del campo, las reservas son bastante fiables. Pero cuando llega el verano y Almerimar se llena de turistas, las reservas fantasma se disparan. La gente reserva en tres sitios distintos y luego elige uno sobre la marcha. Tu restaurante es el plan B o el plan C de alguien que ni se molesta en cancelar.

Lo mismo pasa con los grupos grandes. Esas mesas de diez o doce personas para cumpleaños, cenas de empresa de las agricolas de la zona o celebraciones familiares. Reservan con semanas de antelacion, tu compras genero extra, preparas el salon y el dia D te llaman dos horas antes para cancelar. O peor: no te llaman.

Lo que pierdes cada vez que alguien no viene

Dato clave

En la hosteleria española, los no-shows representan entre un 5% y un 20% de las reservas dependiendo de la zona y la temporada. En destinos con turismo estacional como Almerimar o Guardias Viejas, el porcentaje sube en verano cuando la demanda es alta y la gente reserva en varios sitios a la vez. Para un restaurante medio de El Ejido con 40 cubiertos, eso puede suponer entre 2 y 8 comensales fantasma cada noche de fin de semana.

No es solo la mesa vacia. Es el genero que compraste de mas, el personal extra que pusiste esa noche, la preparacion en cocina que ya esta hecha. Y sobre todo, es el cliente real que no pudiste sentar porque le dijiste que estabas completo. Ese si que iba a venir, y ese es el que has perdido.

En los restaurantes del paseo de Almerimar, donde la temporada fuerte dura cuatro meses, cada mesa vacia en agosto es dinero que no recuperas en diciembre. Y en los restaurantes del centro de El Ejido que sirven menus del dia para trabajadores de los invernaderos, una cancelacion de ultimo momento de un grupo de diez personas te deja con comida preparada que no vas a poder vender.

Confirmacion automatica: que el sistema trabaje por ti

La solucion no es dejar de aceptar reservas ni pedir tarjeta de credito a todo el mundo (que en El Ejido, oye, la gente se lo toma a mal). Lo que funciona es montar un sistema de confirmacion automatica que envie un mensaje al cliente unas horas antes de la reserva pidiendo que confirme.

Asi funciona en la practica:

  • El cliente reserva por telefono, por tu web o por WhatsApp. El sistema registra la reserva con su numero de movil
  • Unas horas antes (normalmente el mismo dia por la mañana para reservas de noche), el sistema envia un WhatsApp o SMS automatico: "Hola, te recordamos tu reserva para 4 personas hoy a las 21:00. Confirma respondiendo SI o cancela respondiendo NO"
  • Si confirma, perfecto, la reserva sigue en pie. Si cancela, la mesa queda libre al momento y puedes ofrecerla a otro cliente. Si no responde en un plazo que tu decides, el sistema te avisa para que llames o liberes la mesa

Mira, no es magia. Es un chatbot sencillo conectado a tu sistema de reservas que hace lo que tu harias si tuvieras tiempo: llamar a cada cliente para confirmar. Pero como no tienes tiempo porque estas en cocina o sirviendo mesas, el sistema lo hace por ti.

Punto clave

Los restaurantes que usan confirmacion automatica de reservas reducen los no-shows entre un 40% y un 60%. No los eliminas del todo porque siempre habra gente que pasa de responder, pero la mejoria es brutal. En un restaurante de Almerimar que atiende 80 cubiertos un sabado de julio, eso puede significar recuperar entre 3 y 6 mesas que antes se perdian.

Un sistema adaptado a como funciona El Ejido

Cada zona tiene sus particularidades y El Ejido no es Marbella. Aqui los restaurantes del centro viven del menu del dia entre semana y de las cartas los fines de semana. Los de Almerimar tienen una temporada alta brutal de junio a septiembre y luego bajan mucho. Los bares de tapas del centro funcionan sin reserva. Cada tipo de negocio necesita un enfoque diferente.

Para un restaurante de Almerimar con terraza frente al puerto, el sistema de confirmacion tiene que ser mas agresivo en verano: confirmar con 24 horas y repetir el mismo dia. Para un restaurante del centro que sirve menus para trabajadores de los invernaderos, lo que mas importa es gestionar las reservas de grupos, que son las que mas duelen cuando fallan.

Lo que hacemos en Script Finance es adaptar la solucion tecnologica a tu negocio concreto. No es lo mismo un restaurante con 20 mesas que un chiringuito de Guardias Viejas que solo abre en verano. El sistema se configura para tu realidad, tu volumen de reservas y tu tipo de cliente.

Ademas, si ya usas un cuaderno o una hoja de Excel para apuntar reservas, el salto a un sistema automatizado es mas facil de lo que piensas. No necesitas cambiar tu forma de trabajar, simplemente le añades la capa de confirmacion automatica encima.

Cuanto cuesta montar un sistema de confirmacion de reservas para mi restaurante en El Ejido

Depende de la complejidad. Un sistema basico de confirmacion por WhatsApp puede estar funcionando en pocos dias y la inversion es mucho menor de lo que pierdes cada mes por no-shows. Contacta con nosotros para un diagnostico gratuito y te decimos exactamente lo que necesitas.

Funciona con clientes que reservan por telefono y no por internet

Si, funciona igual. La clave es registrar el numero de telefono del cliente cuando llama para reservar. El sistema de confirmacion envia el mensaje al movil que hayas apuntado, da igual como haya hecho la reserva. La mayoria de restaurantes en El Ejido reciben reservas por telefono y funciona perfectamente.

Los clientes no se van a molestar si les envio un mensaje para confirmar

Al contrario. La mayoria de clientes lo agradecen porque les sirve de recordatorio. Y los que iban a cancelar, te avisan antes en vez de simplemente no aparecer. El tono del mensaje es amable y breve, no es spam ni publicidad. Es un servicio que mejora la experiencia del cliente.

Se puede conectar con Google Maps para que las reservas de ahi tambien se confirmen

Si. Si recibes reservas a traves de tu ficha de Google o de plataformas como El Tenedor, el sistema se puede integrar para que todas las reservas, vengan de donde vengan, pasen por el mismo proceso de confirmacion automatica. Asi no se te escapa ninguna.

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