Si tienes un negocio en Almería y alguna vez se te ha ido un empleado llevandose en la cabeza todo lo que sabia sobre tus clientes, ya conoces el problema. Las conversaciones que tuvo, los acuerdos a los que llego, lo que le gustaba y lo que no le gustaba a cada cliente, las promesas que hizo... todo eso desaparece de un dia para otro. El nuevo empleado empieza de cero, el cliente nota que nadie sabe nada de el y se siente como si fuera la primera vez que trata con tu empresa. Con un CRM de ventas cada interaccion con cada cliente queda registrada automaticamente, y da igual quien atienda: la informacion esta ahi para cualquiera del equipo. En Script Finance ayudamos a negocios de Almería a que el conocimiento sobre sus clientes no dependa nunca de una sola persona.

El problema real: el conocimiento del cliente esta en la cabeza de tu empleado

Pasa en negocios de todo tipo en Almería. Da igual si tienes una empresa de servicios en el Paseo de Almería, una oficina comercial junto al Puerto o un negocio en el barrio de los Molinos. La dinamica siempre es la misma: un empleado lleva meses o años atendiendo a un grupo de clientes, ha construido una relacion personal con ellos, sabe lo que les gusta, recuerda sus pedidos anteriores, conoce sus manias y tiene anotaciones mentales de cien cosas que nunca ha apuntado en ningun sitio.

Y un dia ese empleado se marcha. Cambia de trabajo, se jubila, lo trasladas a otro puesto o simplemente decide irse. Lo que pasa despues es siempre lo mismo:

  • El nuevo empleado no sabe nada. Coge el telefono cuando llama un cliente de toda la vida y no tiene ni idea de quien es, que le compro, que condiciones tenia o que se le habia prometido. El cliente tiene que repetir todo desde el principio y se frustra
  • Los acuerdos verbales desaparecen. Tu empleado habia pactado condiciones especiales con algunos clientes. Descuentos, plazos de entrega, formas de pago... nada de eso estaba escrito en ningun sitio. Ahora ni tu ni el nuevo empleado sabeis que se comprometio exactamente
  • Los seguimientos pendientes se pierden. Habia tres presupuestos que tu empleado tenia que cerrar esta semana y dos clientes a los que tenia que llamar el lunes. Nadie sabe cuales son porque estaban en su cabeza o en notas del movil personal que ya se ha llevado
  • Los clientes se enfadan o se van. Cuando un cliente percibe que tu negocio no sabe nada de el, siente que no le valoras. Y en Almería, donde el trato personal importa mucho, eso se traduce en que busca otra empresa que si le trate como se merece

Lo que te esta costando este agujero de informacion

Dato clave

Segun datos del sector comercial en España, las empresas que no documentan las interacciones con sus clientes pierden entre un 15% y un 25% de su facturacion recurrente cada vez que hay un cambio de personal comercial. No es que el cliente no quiera seguir contigo. Es que la transicion se gestiona tan mal que el cliente siente que tiene que empezar de cero, y en ese momento es cuando se plantea si merece la pena seguir o probar con la competencia. En negocios de Almería donde muchas relaciones comerciales se basan en la confianza personal, ese impacto puede ser todavia mayor.

Piensa en tu negocio. Si mañana se fuera el empleado que mejor conoce a tus clientes, ¿sabrias exactamente que tiene pendiente con cada uno? ¿Podrias reconstruir el historial de conversaciones que ha tenido en los ultimos meses? ¿Tendrias acceso a las notas, los acuerdos y los compromisos que ha asumido en tu nombre?

Si la respuesta es no, tienes un problema serio. Y no es culpa del empleado. Es culpa de no tener un sistema donde toda esa informacion quede registrada de forma automatica.

La solucion: un CRM que guarda cada interaccion

Lo que hacemos es implantar un CRM de ventas donde cada contacto con cada cliente queda registrado sin depender de que alguien se acuerde de apuntarlo. Funciona asi:

  • Ficha completa de cada cliente. Nombre, empresa, datos de contacto, historial de compras, presupuestos enviados, condiciones pactadas y cualquier nota relevante. Todo en un sitio, accesible para cualquier persona del equipo
  • Registro automatico de comunicaciones. Los emails quedan vinculados a la ficha del cliente. Las llamadas se registran con fecha y resumen. Las reuniones tienen actas. No hay que depender de que el empleado se acuerde de documentar nada porque el sistema captura la informacion automaticamente
  • Tareas y seguimientos visibles para todos. Si hay un presupuesto pendiente de cerrar, aparece en el pipeline con su fecha limite y el nombre del cliente. Si un empleado se va, otro puede ver al instante que hay pendiente y retomarlo sin perder ni un dia
  • Notas y contexto de cada relacion. El empleado apunta que al cliente le gusta que le llamen por la mañana, que siempre pide factura a nombre de su empresa y que tiene un proyecto para septiembre. Eso queda en la ficha y el siguiente que le atienda lo sabe sin tener que preguntar
Punto clave

El CRM convierte el conocimiento individual en conocimiento de empresa. Lo que antes estaba solo en la cabeza de un empleado pasa a estar disponible para todo el equipo. Cuando alguien se va, no se lleva nada que no puedas recuperar. El nuevo empleado abre la ficha del cliente, lee el historial completo y en cinco minutos sabe todo lo que necesita para atenderle como si le conociera de toda la vida. Eso es lo que marca la diferencia.

De depender de personas a tener un sistema que lo recuerda todo

Lo que cambia cuando implantas un CRM en tu negocio de Almería es que dejas de temblar cada vez que un empleado te dice que se va. Ya no pierdes informacion, no pierdes seguimientos pendientes y no pierdes la relacion que habias construido con ese cliente durante años.

Ademas, el CRM te da visibilidad sobre cosas que antes no veias. Puedes saber cuantas veces se ha contactado a cada cliente, que empleado le atiende habitualmente, si hay quejas recurrentes, cuanto tiempo pasa entre que un cliente pide informacion y alguien le responde. Todo eso te ayuda a tomar mejores decisiones sobre tu equipo y tus clientes.

Si quieres ver como se aplica a sectores concretos, echa un vistazo a nuestras guias de CRM inteligente para asesorias en Almería y CRM inteligente para clinicas en Almería. Tambien puede interesarte automatizacion para asesorias en Almería si quieres ir un paso mas alla y automatizar procesos repetitivos.

No dejes que el conocimiento de tus clientes dependa de una persona

Cada dia que pasa sin un CRM es un dia en el que la informacion mas valiosa de tu negocio esta almacenada en la cabeza de tus empleados, en sus moviles personales y en conversaciones de WhatsApp que se pueden borrar en cualquier momento. Si mañana alguien se va, todo eso se pierde. No hace falta que pase para que actues.

Pide tu diagnostico gratuito y te mostramos como centralizar todo el historial de tus clientes en un CRM adaptado a tu negocio en Almería. En pocos dias lo tienes funcionando y tu equipo puede atender a cualquier cliente sin perder ni una sola interaccion.

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Preguntas frecuentes sobre perder historial de clientes en Almería

¿Se puede recuperar informacion que ya se ha perdido con empleados anteriores?

En parte, si. Podemos importar al CRM todo lo que tengas en emails, hojas de calculo, facturas y cualquier documento donde haya datos de clientes. Obviamente lo que estaba solo en la cabeza del empleado que se fue no lo podemos recuperar, pero si podemos reconstruir un historial basico a partir de los datos que existen en tu negocio. A partir de ahi, cada nueva interaccion queda registrada automaticamente y ya no se vuelve a perder nada. Para negocios de Almería con años de actividad, esta migracion inicial es clave para arrancar con una base solida.

¿Mis empleados van a resistirse a usar el CRM?

Es la duda mas comun y tiene solucion. La clave esta en que el CRM les facilite el trabajo, no que les añada tarea. Si el sistema registra los emails automaticamente, si las llamadas se documentan con un par de clics y si los avisos de seguimiento les ayudan a no olvidar nada, lo acaban usando porque les hace la vida mas facil. Montamos el CRM adaptado a como trabaja tu equipo, no al reves. Consultanos y te enseñamos como lo hacemos con otros negocios de Almería.

¿Que pasa si un empleado se lleva datos de clientes en su movil personal?

Con un CRM eso deja de ser un problema. Los datos de los clientes estan en el sistema de la empresa, no en el telefono personal de nadie. Cuando un empleado se va, desactivas su acceso al CRM y todos los datos se quedan donde tienen que estar. Ademas, puedes configurar permisos para que cada persona vea solo la informacion que necesita. Es mucho mas seguro que tener los contactos en agendas personales.

¿Cuanto cuesta implantar un CRM para evitar este problema?

Menos de lo que cuesta perder un cliente de toda la vida. El coste depende del tamaño de tu equipo y de las funcionalidades que necesites, pero la inversion se recupera en cuanto evitas perder el primer cliente por un cambio de personal. Te hacemos un diagnostico gratuito donde analizamos tu situacion concreta y te proponemos una solucion con precio cerrado. Sin sorpresas y adaptada a la realidad de tu negocio en Almería.