Las asesorías de Roquetas de Mar pueden automatizar los recordatorios de documentación pendiente a sus clientes con mensajes personalizados y seguimiento automático, sin que el asesor tenga que escribir ni llamar manualmente.

Es el 8 de enero. El plazo del resumen anual del IVA es el 30. Tienes 60 clientes. De esos 60, ya sabes que 20 te van a mandar los papeles el día 28, otros 20 el día 29 y los últimos 20 el día 30 a las 5 de la tarde. Todos esperan que lo tengas listo al día siguiente.

Podrías llamar a cada uno ahora para recordarles. Pero eso son 60 llamadas que nadie coge a la primera, más los callbacks, más las excusas. Un día entero para algo que no debería llevar más de un rato.

Por qué los clientes no mandan la documentación a tiempo

No es mala voluntad. Están ocupados con su propio negocio. Un autónomo del sector agrícola de Roquetas que está en plena campaña de pepino no está pensando en sus facturas del cuarto trimestre. Está pensando en la expedición de mañana.

La solución no es presionarles más, es hacer que el recordatorio llegue en el momento adecuado, de la forma adecuada y sin que requiera esfuerzo de tu parte.

Dato: Según la Agencia Española de Protección de Datos, las comunicaciones entre asesor y cliente para el cumplimiento de obligaciones fiscales no requieren consentimiento específico de marketing, lo que simplifica el envío de recordatorios de documentación.

Cómo funciona un sistema de recordatorios automatizados

Configuras el calendario fiscal una vez. El sistema sabe que para el IVA del cuarto trimestre necesitas las facturas antes del día 15 de enero. El día 2 de enero manda a cada cliente: "Hola [nombre], ya estamos en enero. Para tu declaración de IVA necesito que me mandes las facturas de octubre, noviembre y diciembre antes del día 15. Puedes enviarlas aquí: [enlace]."

El día 8, el sistema comprueba quién ha mandado y quién no. Los que no han mandado reciben un segundo recordatorio. El día 12, un tercero más urgente para los que aún no han enviado nada.

Tú ves un panel que te dice cuántos clientes han enviado y cuántos no. Solo llamas a los que de verdad no han enviado nada, y los conoces de sobra.

Personalización por cliente

No todos los clientes necesitan el mismo recordatorio. Un autónomo con pocas facturas necesita menos aviso que una empresa con mucho movimiento. El sistema permite personalizar los mensajes por segmento sin que tengas que escribir cada uno a mano.

Clave: El mayor beneficio no es solo ahorrar tiempo en los recordatorios. Es que cuando la documentación llega antes, tienes más tiempo para revisar con calma, sin las prisas del último día que generan errores.

El canal importa

Los recordatorios pueden mandarse por email, WhatsApp o SMS. En Roquetas de Mar, con una alta proporción de clientes del sector agrícola con perfil más informal, el WhatsApp suele tener mejor tasa de respuesta. El sistema se adapta al canal que prefiere cada cliente.

Si te interesa implementar esto en tu asesoría, cuéntanos cuántos clientes tienes y cuál es tu mayor problema con la recepción de documentación.

Para más soluciones, visita automatización para asesorías o qué es la automatización de tareas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo adaptar los plazos según el calendario fiscal de cada obligación?

Sí. El sistema conoce el calendario de obligaciones fiscales y genera los recordatorios con la antelación adecuada para cada tipo de declaración.

¿Los clientes pueden responder directamente al recordatorio?

Sí. Si el recordatorio va por WhatsApp o email, el cliente puede responder y su respuesta queda registrada. Si manda documentos, quedan asociados a su expediente.

¿Puedo detener los recordatorios cuando el cliente ya ha mandado la documentación?

En cuanto marcas la documentación como recibida, el sistema deja de mandar recordatorios a ese cliente para esa obligación.

¿Funciona también para documentación no fiscal?

Perfectamente. El sistema es flexible y puedes configurar recordatorios para cualquier tipo de documentación que necesites recibir de tus clientes.

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