Uno de los problemas mas universales de las asesorias en El Ejido es que los clientes no mandan la documentacion a tiempo. Facturas, certificados de retenciones, datos de nominas, justificantes. Tu necesitas esos papeles para hacer tu trabajo, pero ellos no te los mandan hasta que les llamas tres veces. Con un sistema de recordatorios automaticos, el propio sistema se encarga de avisar al cliente por email, WhatsApp o SMS, tantas veces como haga falta, sin que tu pierdas ni un minuto. En Script Finance montamos estos flujos para asesorias de El Ejido.
El ritual de perseguir al cliente cada trimestre
Lo conoces de sobra. Llega la semana antes del cierre del trimestre y hay veinte clientes que todavia no te han mandado sus facturas. Empiezas a llamar uno por uno. Algunos no te cogen el telefono. Otros te dicen "si si, manana te lo mando" y no lo mandan. Algunos te mandan la mitad y se olvidan del resto. Y tu, mientras tanto, con el plazo encima y sin poder cerrar nada.
En El Ejido este problema tiene un matiz especial. Muchos clientes son empresarios agricolas que estan en el invernadero todo el dia, sin acceso al ordenador, y no se acuerdan del papeleo hasta que ya es tarde. Otros son autonomos con negocios en Santa Maria del Aguila o Las Norias que llevan mil cosas a la vez y tu declaracion trimestral no es su prioridad.
Y lo entiendes, claro. Pero tu tienes que cumplir plazos con Hacienda y con la Seguridad Social, y no puedes hacerlo si no tienes los datos. Asi que te toca ser el pesado que llama una y otra vez.
Las asesorias que han implementado recordatorios automaticos reportan que el porcentaje de clientes que entregan documentacion a tiempo sube entre un 40% y un 60% respecto a cuando se hacia todo por telefono. No es magia: es que un mensaje automatico llega siempre, no se olvida y no se cansa de insistir.
Por que no funciona llamar por telefono
Porque depende de ti. Si tienes un dia complicado, no llamas. Si se te olvida un cliente, no le avisas. Si le llamas y no te coge, tienes que acordarte de volver a llamar manana. Es un sistema que falla porque esta basado en la memoria humana, y la memoria humana falla.
Ademas, cada llamada te quita cinco o diez minutos. Si tienes que llamar a treinta clientes, son tres horas de telefono. Tres horas que podrias dedicar a preparar declaraciones, a asesorar o simplemente a respirar un poco entre trimestre y trimestre.
Si ya usas un CRM en tu asesoria, tienes medio camino hecho. El CRM sabe que documentos faltan de cada cliente y puede disparar los recordatorios automaticamente cuando se acerca la fecha limite.
El recordatorio automatico no es un email generico que el cliente ignora. Es un mensaje personalizado con su nombre, con el documento concreto que falta y con un enlace o instruccion clara para enviarlo. Y si no responde, se repite a los tres dias con un tono un poco mas urgente. Todo sin que tu muevas un dedo.
Como se monta un sistema de recordatorios para una asesoria
Oye, que no es complicado. El flujo basico es este: tu tienes una lista de clientes con los documentos que necesitas de cada uno y las fechas limite. El sistema revisa esa lista cada dia. Si un cliente tiene un documento pendiente y faltan quince dias para el plazo, le manda un primer aviso. Si a los cinco dias no ha respondido, segundo aviso. Si a los diez sigue sin mandar nada, tercer aviso con tono de urgencia.
Los avisos pueden ir por email, por WhatsApp Business o por SMS. En El Ejido, donde muchos clientes agricolas manejan mejor el WhatsApp que el correo, la combinacion de ambos canales funciona muy bien. El mensaje llega, el cliente lo lee en el movil mientras esta en el invernadero y te puede mandar la foto de la factura ahi mismo.
Si quieres que ademas los documentos que te mandan se clasifiquen solos, puedes conectar el sistema con una herramienta de analisis de documentos con IA que identifique cada archivo y lo meta en la carpeta correcta del expediente del cliente.
Menos llamadas, mas trabajo hecho
Lo mejor de automatizar los recordatorios es que recuperas tiempo para lo que de verdad importa. En vez de estar al telefono persiguiendo papeles, puedes dedicar esas horas a asesorar, a revisar declaraciones o a captar nuevos clientes. Y tus clientes, lejos de molestarse, agradecen que les recuerdes las cosas porque ellos tambien se olvidan.
Mira, hay asesorias en El Ejido que llevan la contabilidad de decenas de cooperativas y empresas agricolas. Sin un sistema automatizado, el final de cada trimestre es un infierno. Con el, es un proceso ordenado donde cada cliente sabe lo que tiene que mandar y cuando, y tu solo te centras en los que realmente necesitan una llamada personal.
Si te interesa explorar mas formas de automatizar tu asesoria, echale un vistazo a la guia de automatizacion para asesorias en El Ejido o al sistema de comunicacion por email para asesorias.
Si quieres dejar de perseguir a tus clientes y que el sistema lo haga por ti, pidenos un diagnostico gratuito y montamos los recordatorios automaticos para tu asesoria en El Ejido.
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Se pueden mandar recordatorios por WhatsApp sin que parezca spam
Si, siempre que uses WhatsApp Business con plantillas aprobadas y mensajes personalizados. No es lo mismo un mensaje generico de "manda tus facturas" que uno que diga "Hola Juan, nos faltan las facturas de gastos de febrero para preparar tu trimestral. Puedes mandarlas por aqui o por email". Eso no es spam, es servicio.
Que pasa si el cliente sigue sin mandar la documentacion despues de varios avisos
El sistema puede avisarte a ti de que ese cliente no ha respondido tras tres intentos. A partir de ahi, tu decides si le llamas personalmente, si le aplicas un recargo o si simplemente presentas lo que tienes. Pero al menos sabes que el cliente ha sido avisado varias veces y queda constancia.
Funciona tambien para la campana de renta de personas fisicas
Perfectamente. De hecho, la campana de renta es donde mas util resulta porque hay que pedir datos a muchos clientes a la vez en un plazo concreto. El sistema manda los recordatorios escalonados a toda la cartera y tu te centras en los que van respondiendo, sin perder de vista a los que faltan.