Si tienes una tienda en El Ejido y trabajas con varios proveedores, sabes lo que es tener facturas en papel, otras en email, algunas en WhatsApp y no saber nunca si lo que te estan cobrando es lo que pactaste. Con un sistema de análisis de documentos con IA puedes organizar todas las facturas automaticamente, detectar errores de cobro y tener el control real de lo que pagas a cada proveedor sin volverte loco. En Script Finance montamos estos sistemas para comercios de El Ejido que estan hartos de perder tiempo y dinero con las facturas.

El caos de las facturas en una tienda de El Ejido

Vamos a ser sinceros. Si tienes una tienda en el centro de El Ejido o en la zona de Las Norias y trabajas con cinco, diez o quince proveedores, la gestion de facturas es un infierno. Cada proveedor te manda las facturas de una forma diferente. Uno te las deja en papel con el pedido. Otro te las manda por email. Otro te envia una foto por WhatsApp. Y el de los productos fitosanitarios te las da a fin de mes todas juntas en un sobre.

Resultado: tienes facturas repartidas entre la mesa de la trastienda, la bandeja de entrada del email, la galeria de fotos del movil y una carpeta que no abres desde hace tres meses. Cuando llega el momento de cuadrar con la asesoría, te pasas un dia entero buscando papeles y siempre falta alguno.

Los problemas mas habituales que vemos en tiendas de El Ejido:

  • Facturas que no coinciden con lo pedido. Te cobran una cantidad diferente a la que pactaste, te facturan producto que no has recibido o te aplican un precio distinto al del catalogo. Si no revisas factura a factura, pagas de mas sin darte cuenta
  • Papeles que se pierden. Entre el ajetreo del dia a dia, las facturas se traspapelan, se mojan, se tiran con las cajas vacias. Cuando las buscas, ya no aparecen y el proveedor te cobra igualmente
  • Imposible cuadrar a fin de mes. Cuando tu asesor te pide las facturas, faltan la mitad. Te toca llamar a proveedores, pedir duplicados, recopilar todo a toda prisa y siempre queda alguna sin registrar

Lo que te cuesta no tener control

Dato clave

Segun datos del sector retail en España, el 12% de las facturas de proveedores contienen algun tipo de error: precios incorrectos, cantidades que no coinciden con el albaran, descuentos no aplicados o IVA mal calculado. En un comercio de El Ejido que mueve miles de euros al mes en compras a proveedores, ese 12% puede suponer cientos de euros al año que estas pagando de mas sin saberlo.

Y no es solo el dinero de los errores. Es el tiempo. Cada hora que pasas buscando facturas, comparando precios, llamando a proveedores para aclarar dudas y preparando los papeles para la asesoria es una hora que no estas atendiendo tu tienda ni vendiendo. En un municipio como El Ejido, donde la competencia entre comercios es fuerte, ese tiempo vale oro.

IA que organiza y revisa tus facturas sola

Lo que montamos es un sistema donde todas tus facturas, vengan por donde vengan, se procesan automaticamente. Tu solo tienes que hacer una cosa: meter la factura en el sistema. El resto lo hace la IA.

  • Escaneo y lectura automatica. Le sacas una foto a la factura en papel con el movil, reenvias el email con la factura adjunta o le pasas la foto de WhatsApp. El sistema lee todos los datos automaticamente: proveedor, productos, cantidades, precios, IVA, total
  • Verificacion contra pedidos. La IA compara lo que dice la factura con lo que tu pediste. Si hay diferencias en precios, cantidades o condiciones, te avisa antes de que pagues. No se le escapa nada
  • Organizacion por proveedor y fecha. Todas las facturas quedan ordenadas automaticamente. Cuando tu asesor necesita los datos, los tiene en un clic. No mas carpetas, no mas papeles perdidos
  • Alertas de vencimiento. El sistema te avisa cuando una factura esta proxima a vencer para que no pagues recargos por demora
Punto clave

No necesitas cambiar tu forma de recibir facturas. Si tu proveedor te las da en papel, perfecto. Si te las manda por email, perfecto. Si te las envia por WhatsApp, tambien. El sistema acepta cualquier formato y lo procesa igual. Tu no cambias nada de como trabajas con tus proveedores, solo dejas de sufrir con las facturas.

Control total sin dedicar tiempo

Cuando tienes todas las facturas organizadas y verificadas automaticamente, la sensacion de control es inmediata. Sabes exactamente cuanto gastas con cada proveedor, puedes negociar mejor porque tienes los datos claros, y cuando llega la asesoria no tienes que pasarte un dia entero buscando papeles.

Para completar la gestion de tu tienda, un sistema de gestion de pedidos online y fisicos en El Ejido te permite tener unificado el control de lo que vendes y lo que compras en un solo sitio. Y si quieres que tus clientes sigan viniendo, mira como un sistema de recuperacion de clientes en El Ejido te ayuda a fidelizar.

Si estas harto de pelear con las facturas de tus proveedores, pide tu diagnostico gratuito y te enseñamos como montar el sistema en tu comercio de El Ejido. Tambien puedes ver como trabajamos con el sector comercio.

También te puede interesar: Gestionar pedidos online y tienda fisica en El Ejido, Recuperar clientes que no repiten en El Ejido, Aparecer en Google con tu tienda en El Ejido o descubre todos nuestros servicios de análisis de documentos.

Preguntas frecuentes sobre control de facturas en tiendas de El Ejido

¿Funciona con facturas en papel antiguas?

Si, puedes digitalizar las que quieras. Le sacas una foto con el movil y el sistema las procesa igual que si fueran electronicas. Si tienes una pila de facturas antiguas que quieres organizar, puedes ir escaneandolas poco a poco y el sistema las va clasificando.

¿Se integra con mi programa de contabilidad o con mi asesor?

Si, se pueden exportar los datos. El sistema genera informes y archivos compatibles con los programas de contabilidad mas usados en España. Tu asesor puede acceder directamente a los datos organizados sin que tu tengas que preparar nada. Consultanos que programa usa tu asesoria y te confirmamos la compatibilidad.

¿Y si un proveedor me cambia los precios sin avisarme?

El sistema lo detecta. Si una factura tiene un precio diferente al de la ultima compra o al del catalogo que tienes registrado, te salta una alerta. Tu decides si aceptas el nuevo precio o reclamas al proveedor antes de pagar. Es como tener un revisor que no se le escapa nada.

¿Es complicado de usar?

Es tan facil como sacar una foto. Si sabes usar la camara del movil, sabes usar el sistema. No hay formularios, no hay que meter datos a mano. La IA lee la factura y rellena todo sola. Tu solo revisas y apruebas.